Legal notice

Information document regarding HI!Paris’ processing of personal data

Notice d’information sur les traitements de données personnelles mis en œuvre par HI!Paris

Data controllers:

As part of Hi!Paris, HEC Paris, headquartered at 8 avenue de la Porte de Champerret, 75017 Paris, and Institut Polytechnique de Paris (IP Paris), headquartered at route de Saclay, 91128 Palaiseau process personal data for which processing they are jointly controller.

Purposes of the data processing:

The data processing allows the management of HI!Paris, its institutional communication and the various events organised by HI !Paris, whether these events are in face-to-face or remotely.

The legal base of the data processing is the mission in the general public interest (cf. Article 6(1)(e)) of the General Data Protection Regulation.

Data origin and mandatory character of the data:

The data are collected directly from the concerned people. For the online events our courses, the capture of the data related to the learner, staff or speaker’s visual and sound environment is not mandatory but, in this case, the learner has to switch off his/her camera and microphone.

The data processing does not provide a full automated individual decision1.

Types of data categories :

The categories of collected data are: identity, images, contacts, school life elements for learners and work elements for staff and teachers and some technical or connection data such as cookies and logs and other data such as chats comments, emails, personal or collective video presentations.

Concerned people

Staff, teachers and speakers, learners in a Hi !Paris training course or who have received an invitation or registered to take part in a course or event, whether in face-to-face or online.

Data recipient and possible transfer of the personal data outside the European Union

The data are managed by the concerned Hi!Paris staff and teachers and will be in read access for the other participants of the class or event once the data are published in the context of this class or event.

The HEC Paris and IP Paris IT staff and the company’s staff, in charge of the operation and maintenance of the platform can also access the data for this sole purpose. The User acknowledges that the third party may be located outside the territory of the European Union and agrees to their data being transferred to such places. In this case, HI!Paris will take all the measures necessary to ensure that the provider or partner guarantees an adequate level of data protection in line with the data protection legislation and regulation. In order to guarantee the privacy of Users and their personal data, the subcontractors concerned are obliged among other things to sign standard contract clauses approved by the European Commission. You are informed when accessing a Webconference session that the collected data is transferred in order to be hosted on US servers.

Retention Time:

The data are kept, for courses, in accordance with the legal obligations of Hi!Paris, for the management of events for 3 years, once you have unsubscribed for corporate communications and one year for the logs.

Individual rights:

You can access to your own data and obtain a copy (Article 15 of the GDPR), obtain the rectification of inaccurate or incomplete data (Article 16 of the GDPR), object to the processing of your data under the conditions provided for in Article 21 of the GDPR and obtain the deletion of your data under the conditions provided for in Article 17 of the GDPR.

You have, in certain cases, a right to portability (article 20 of the GDPR) and to the limitation of the processing as provided for in article 18 of the GDPR.

For any request concerning your data, you can contact:

 

HEC Paris

IP Paris

By email :

donnees-personnelles@hec.fr

dpd@polytechnique.fr

By writing to 

La déléguée à la protection des données
HEC Paris
1 rue de la libération
78350 Jouy-en-Josas

Le délégué à la protection des données
IP Paris

route de Saclay

 

 

If you consider, after contacting us, that your rights and freedoms are not fully respected, you can make an on-line request to the CNIL or by postal service.

Responsables de traitement :

Dans le cadre de HI!Paris, HEC Paris, dont le siège social est situé au 8 avenue de la Porte de Champerret, 75017 Paris  et Institut Polytechnique de Paris ( IP Paris) , dont le siège social est route de Saclay, 91128 Palaiseau mettent en œuvre des traitements dont ils sont conjointement responsables.

Finalités des traitements :

Les traitements mis en œuvre permettent d’assurer la gestion de Hi!Paris, sa communication institutionnelle ainsi que des différents évènements organisés par HI !Paris que ce soit en présentiel comme en distanciel.

La base légale du traitement est la mission d’intérêt public (cf. article 6.1.e) du Règlement européen sur la protection des données conformément.

Source des données et Caractère obligatoire de leur recueil :

Les données sont collectées directement auprès des personnes concernées. En cas d’évènement en distanciel, les données liées à la collecte de l’environnement visuel et sonore des apprenants ne sont pas obligatoires, les participants peuvent désactiver leur caméra et micro.

Le traitement ne prévoit pas de prise de décision automatisée[1].

Catégories de données traitées:

Les catégories de données collectées sont : l’identité, des images, les coordonnées, des éléments de vie scolaire pour les apprenants et de vie professionnelle pour les collaborateurs et enseignants et des données techniques ou de connexion notamment cookies et logs et autres données type commentaires dans les chats, messages, vidéo de présentation personnelle ou collective.

Personnes concernées :

Les collaborateurs, enseignants et intervenants, étudiants et participants à une formation de Hi !Paris ou ayant reçu une invitation ou s’étant inscrit pour participer à un cours ou un évènement en présentiel comme en distanciel.

Destinataire des données et transfert éventuels hors de l’Union Européenne

Les données sont gérées par les personnels administratifs et enseignants concernés de HI!Paris et consultées par les autres participants du cours ou évènement dès lors qu’elles sont publiées dans le cadre du dit cours ou évènement .

Les personnels de la DSI de HEC Paris, IP Paris et des prestataires en charge de l’exploitation et de la maintenance des plateformes utilisées peuvent également accéder aux données, à cette seule fin.

La personne concernée reconnait que le tiers peut être situé en dehors du territoire de l’Union Européenne et accepte que ses données y soient transférées. Dans ce cas, Hi!Paris prendra l’ensemble des mesures nécessaires afin de veiller à ce que le prestataire ou partenaire présente un niveau de protection des données personnelles adéquat au regard de la législation et réglementation sur la protection des données personnelles. Afin d’assurer le respect de la vie privée de la personne concernée et des données personnelles, les sous-traitants concernés sont notamment signataires des clauses contractuelles types validées par la Commission européenne. En accédant aux sessions en ligne, vous êtes informés que les données personnelles collectées dans le cadre du présent traitement sont transférées à des fins d’hébergement sur des serveurs américains.

Durée de conservation :

Les données sont conservées, pour les formations, conformément aux obligations légales de HI!Paris, pour les évènements 3 ans, suite à votre dé-inscription pour les communications institutionnelles et d’un an pour les logs.

Droits des personnes :

Vous pouvez accéder aux données vous concernant et en obtenir une copie (article 15 du RGPD), obtenir la rectification de données inexactes ou incomplètes (article 16 du RGPD), vous opposer au traitement de vos données dans les conditions prévues par l’article 21 du RGPD et obtenir l’effacement de celles-ci dans les conditions prévues par l’article 17 du RGPD. Vous disposez dans certains cas d’un droit à la portabilité (article 20 du RGPD) et à la limitation du traitement dans les conditions prévues par l’article 18 du RGPD.

Pour toute demande concernant vos données, vous pouvez contacter les DPO

 

HEC Paris

IP Paris

par voie électronique

donnees-personnelles@hec.fr

dpd@polytechnique.fr

par voie postale

La déléguée à la protection des données
HEC Paris
1 rue de la libération
78350 Jouy-en-Josas

Le délégué à la protection des données
IP Paris

route de Saclay

 

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits Informatique et Libertés ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation en ligne à la CNIL ou par courrier postal.

[1] Voir https://www.cnil.fr/fr/profilage-et-decision-entierement-automatisee